8 virtuelle kontorer: Østlandet

Virtuelt kontor på Østlandet – når virksomheten ikke trenger faste lokaler

En bedrift må ha en adresse, men den trenger ikke nødvendigvis et fast arbeidssted med tomme skrivebord og rom som sjelden brukes. For den som jobber hjemmefra, er mye på reise eller driver virksomheten digitalt, kan et virtuelt kontor være et mer praktisk alternativ.
Løsningen kan virke enkel: Velg en adresse og kom i gang. Likevel er det noen ting som bør avklares først. Virtuelle kontorer har forskjellig innhold, og ordet «virtuelt» betyr ikke at alt foregår automatisk. Et fysisk brev må fremdeles tas imot av noen. En telefon må besvares dersom dette er en del av avtalen.

Det er detaljene som avgjør om løsningen fungerer godt i hverdagen.

Hvilken adresse har bedriften bruk for?

Noen ønsker først og fremst å holde privatadressen adskilt fra virksomheten. Andre trenger en firmaadresse som kan brukes i kontakten med kunder og samarbeidspartnere. Behovet kan høres likt ut, men det er ikke alltid det samme.
En virtuell kontoradresse kan inngå i ulike tjenester. Før du bestiller, bør du derfor spørre hvordan adressen kan brukes. Dersom den skal fungere som registrert forretningsadresse, må du kontrollere at både tilbudet og virksomheten oppfyller gjeldende krav. Ikke alle adresseprodukter har nødvendigvis samme bruksområde.

Dette gjelder også et virtuelt kontor for enkeltpersonforetak. At løsningen passer én type virksomhet, betyr ikke automatisk at den passer alle. En kort avklaring med tilbyderen er enklere enn å oppdage begrensningene etter at adressen allerede er tatt i bruk.

Hva skjer når posten kommer?

Postmottak inkludert ser ryddig ut i en annonse. Men hva skjer egentlig etter at brevet er mottatt?

Kanskje du får en melding og henter posten selv. Andre løsninger kan tilby videresending eller annen håndtering. Hyppighet, leveringstid og eventuelle tilleggskostnader kan variere. Et virtuelt kontor med postmottak bør derfor vurderes ut fra hvordan du faktisk arbeider, ikke bare ut fra at tjenesten finnes.
Tenk deg at et viktig brev ankommer på en torsdag mens du er bortreist. Får du vite om det samme dag? Hvor lenge oppbevares det? Kan noen andre hente det? Slike konkrete spørsmål gir vanligvis mer nyttige svar enn bare å spørre om det finnes en postadresse for bedrift.

For enkelte er et ukentlig postmottak mer enn nok. For andre kan flere dagers ventetid skape problemer. Det finnes ikke ett riktig nivå for alle.

Trenger noen å svare på telefonen?

Et virtuelt kontor med telefonservice kan være aktuelt dersom du ikke alltid har anledning til å svare selv. Det kan også være nyttig når man ønsker å holde private og profesjonelle samtaler adskilt.

Men telefonservice kan bety forskjellige ting. Blir alle samtaler satt videre, eller tas det bare imot en beskjed? Hvordan presenterer personen seg? Og hva skjer hvis flere ringer samtidig?
Her er det verdt å høre hvordan tjenesten fungerer i praksis. Ring gjerne selv og lytt til opplevelsen dersom tilbyderen har en demonstrasjon eller testmulighet. Det er tross alt kundene som kommer til å møte stemmen i den andre enden.

Ikke alle trenger denne delen. Dersom de fleste henvendelser kommer på e-post, kan en enklere virtuell kontortjeneste være tilstrekkelig.

Sammenlign en vanlig måned

Prisen på virtuelle kontorer bør ses sammen med bruken. En rimelig grunnpakke kan bli dyrere dersom post stadig skal videresendes eller flere tjenester legges til. En større pakke er heller ikke automatisk et bedre kjøp dersom halvparten av innholdet blir stående ubrukt.

Sett gjerne opp et lite eksempel basert på en normal måned. Hvor mye post kommer inn? Hvor ofte må den håndteres? Hvor mange telefonsamtaler trenger hjelp? Da blir det lettere å sammenligne tilbudene på samme grunnlag.
Avtaletiden har også betydning. Et nytt foretak kan ha andre behov om seks måneder. Les derfor hvordan tjenester kan endres, og hvor lang oppsigelsesfristen er. Fleksibilitet handler ikke bare om å slippe faste lokaler; den bør også finnes i selve avtalen.

Finn virtuelle kontorer på Østlandet

På MatchOffice kan du sammenligne virtuelle kontorer på Østlandet og kontakte tilbyderen når en løsning ser aktuell ut. Les hva som inngår, og få uklare punkter bekreftet før bestilling.
Et virtuelt kontor på Østlandet trenger ikke inneholde flest mulig tjenester. Det bør gi virksomheten en forretningsadresse og den praktiske hjelpen som faktisk blir brukt – uten at du betaler for resten.