9 virtuelle kontorer: Vestlandet

Virtuelt kontor på Vestlandet – når postkassen ikke skal være hjemme

En virksomhet kan drives fra kjøkkenbordet, bilen, et hotellrom eller et leid arbeidssted. Posten er mindre fleksibel. Den trenger et sted å komme frem til, også når ingen sitter der og venter på den.
For noen er dette hele grunnen til å velge et virtuelt kontor på Vestlandet. De vil ikke bruke hjemmeadressen i kontakten med kunder eller legge den ut offentlig. Andre ønsker en fast firmaadresse selv om arbeidsstedet skifter fra uke til uke. Behovet er ganske konkret, selv om løsningen kalles virtuell.

Det betyr likevel ikke at alle virtuelle kontorer fungerer likt. Adresse, posthåndtering og andre tjenester kan settes sammen på forskjellige måter. Før man velger, er det derfor verdt å se nærmere på hva som faktisk skjer etter at avtalen er inngått.

En adresse skal fungere i praksis

En virtuell kontoradresse kan gi et tydeligere skille mellom jobb og privatliv. Den kan også gjøre det enklere å bruke samme kontaktadresse selv om personen bak virksomheten arbeider fra forskjellige steder.

Men hva skal adressen brukes til?
Dersom den bare skal være en postadresse for bedrift, kan behovet være forholdsvis enkelt. Skal den derimot brukes som registrert forretningsadresse, må dette avklares uttrykkelig. En adresse som kan motta post, er ikke nødvendigvis godkjent eller egnet til alle andre formål.

Spør tilbyderen før du bestemmer deg. Fortell hvordan adressen er tenkt brukt, og be om et tydelig svar. Det gjelder også dersom du vurderer et virtuelt kontor for enkeltpersonforetak. Virksomhetsform alene sier ikke hvilken løsning som passer, og krav kan avhenge av den konkrete bruken.

Den dagen det kommer noe viktig

Vanlig post er sjelden særlig dramatisk. Helt til brevet man har ventet på, ligger et annet sted og ingen har sagt fra.

Et virtuelt kontor med postmottak bør ha en rutine som passer arbeidsmåten din. Får du melding når noe ankommer? Må posten hentes innen bestemte tider? Kan den videresendes, og i så fall hvor ofte? Det er også greit å vite hva som skjer med større sendinger eller post som blir liggende en stund.
Se for deg at du er borte i ti dager. Hvis løsningen fortsatt virker enkel, er det et godt tegn.

Prisen bør vurderes på samme måte. Postmottak kan være inkludert, mens varsling, oppbevaring eller videresending prises separat. Det trenger ikke gjøre tilbudet dårlig, men det påvirker hva en vanlig måned faktisk koster.

Telefonservice er nyttig for noen

En telefon som ringer midt i en oppgave, er enten en mulighet eller en avbrytelse. Ofte begge deler.

Med et virtuelt kontor med telefonservice kan noen ta imot samtalen når du ikke er tilgjengelig. Det kan være praktisk for en liten virksomhet hvor den samme personen både utfører arbeidet, snakker med kunder og tar seg av administrasjonen.
Likevel bør man vite hva «telefonservice» innebærer. Tar noen bare imot navn og nummer? Kan samtalen settes videre? Hvordan får du beskjeden, og hvor raskt skjer det? Språk og tilgjengelige tidsrom kan også ha betydning.

Dersom telefonen nesten aldri ringer, er tjenesten kanskje unødvendig. En enkel virtuell kontortjeneste med adresse og posthåndtering kan være nok. Her er det bruken, ikke størrelsen på pakken, som bør styre valget.

Sammenlign mer enn månedsprisen

To virtuelle kontorer kan ha samme grunnpris og likevel koste forskjellig gjennom året. Små tillegg merkes ikke alltid i annonsen, men de blir synlige når post skal sendes videre, en ekstra tjeneste aktiveres eller avtalen skal endres.
Lag gjerne et realistisk eksempel. Ta utgangspunkt i hvor mye post virksomheten vanligvis får, hvor ofte den må håndteres, og om telefonservice faktisk kommer til å bli brukt. Da blir sammenligningen mindre teoretisk.

Les samtidig bindingstid og oppsigelsesfrist. En ny virksomhet kan forandre seg raskt. Kanskje holder en forretningsadresse lenge, kanskje oppstår det behov for mer praktisk hjelp. Det er en fordel å vite om avtalen kan justeres uten at hele løsningen må byttes.

Finn virtuelle kontorer på Vestlandet

På MatchOffice kan du sammenligne virtuelle kontorer på Vestlandet og ta kontakt med tilbyderen når en løsning virker aktuell. Sjekk hvilke tjenester som følger med, hvordan posten håndteres, og om adressen kan brukes slik virksomheten har behov for.
Et virtuelt kontor på Vestlandet bør gjøre hverdagen litt enklere. Hvis du fortsatt er usikker på hvor posten havner, hvem som svarer på telefonen eller hva neste faktura vil inneholde, er det noen spørsmål som gjenstår.